Υπάρχουν τέσσερις συγκεκριμένες φράσεις που καλό είναι να αποφεύγετε όταν στέλνετε ένα email.
Μπορεί να ερμηνευτεί ως: «Γιατί δεν μου έχεις απαντήσει ακόμα;» Ο παραλήπτης μπορεί να νιώσει ότι τον κρίνετε ή ότι θέλετε να νιώσει ένοχο; επειδή δεν απάντησε νωρίτερα σε αυτό που θέλετε.
Καλύτερα, λοιπόν, να πείτε με σαφήνεια τι θέλετε.
Ή: «Θα μπορούσατε να μου πείτε τις σκέψεις σας για τις διαφάνειες 3-6; Ελπίζω να ολοκληρώσω την εργασία και να την στείλω στην επιτροπή μέχρι την Τρίτη».
2. «Σύμφωνα με το τελευταίο μου email…»
Αυτή η φράση είναι σαν να λέτε: «Σας το είπα ήδη αυτό και τώρα είμαι ενοχλημένος που πρέπει να το πω ξανά».
Ενώ είναι φυσιολογικό να απογοητεύεστε όταν κάποιος δεν φαίνεται να έχει διαβάσει ή να έχει ενεργήσει βάσει ενός προηγούμενου μηνύματος, αυτή η φράση μπορεί να εκληφθεί ως επίπληξη του παραλήπτη ή ως υπόνοια ότι είναι ανίκανος.
Αντικαταστήστε τον αντιπαραθετικό τόνο με επιλογές όπως:
«Για να ανακεφαλαιώσουμε τα βασικά σημεία…»
«Να τι συμφωνήσαμε κατά την τελευταία μας συζήτηση…»
Ή απλώς επαναλάβετε τις πληροφορίες που χρειάζονται χωρίς πρόλογο:
«Η προθεσμία είναι η Παρασκευή στις 5 μ.μ.»
«Οι επιλογές είναι Α, Β ή Γ. Ποια θα προτιμούσατε;»
3. «Ευχαριστώ εκ των προτέρων»
Αυτή η φράση μπορεί να φανεί αλαζονική, σαν να μην έχει δικαίωμα το άλλο άτομο να πει όχι.
Επίσης, φαίνεται απρόσωπη και συναλλακτική, σαν να εστιάζετε περισσότερο στο να ολοκληρώσετε την εργασία παρά στο να εκτιμήσετε πραγματικά την προσπάθεια ή τον χρόνο που θα σας διαθέσει κάποιος.
Καλύτερα να πείτε:
«Θα μπορούσατε να το επανεξετάσετε αυτό τις επόμενες 48 ώρες; Ενημερώστε με αν αυτό είναι εφικτό».
«Παρακαλώ ενημερώστε με αν αυτό το χρονοδιάγραμμα σας ταιριάζει.»
Αποφύγετε την υπερβολή που μπορεί να σας κάνει να ακούγεστε ασήμαντος, όπως: «Θα εκτιμούσα τη βοήθειά σας, αν έχετε την ευκαιρία. Μην ανησυχείτε, αν όχι!»
4. «Παρακαλώ, συμβουλέψτε με»
Αυτή η φράση χρησιμοποιείται συνήθως όταν είστε ενοχλημένοι που κάτι δεν έχει λυθεί. Θέλετε να πείτε: «Δεν ξέρω τι να κάνω με αυτό το χάος» αλλά δεν μπορείτε, οπότε καταφεύγετε σε έναν επίσημο τόνο που δίνει την αίσθηση του απόμακρου και ψυχρού.
Καλύτερα να πείτε:
«Ποιες είναι οι σκέψεις σας για αυτό;»
«Μπορείτε να μου διευκρινίσετε τη διαδικασία;»
«Θα περιμένω νέα σας»
«Ενημερώστε με για την προτιμώμενη προσέγγισή σας»
